Sponsor nagród w konkursie: co firma dostaje, ile to kosztuje i jak rozliczyć nagrodę

Sponsor nagród w konkursie to firma, która funduje nagrodę dla zwycięzcy w zamian za to, że jej nazwa stoi przy tej nagrodzie: w regulaminie, na stronie konkursu, na gali i w relacjach laureatki. Koszt to wartość samej nagrody plus ewentualna opłata za pakiet sponsorski. Sama nagroda bez widoczności to darowizna, a nie reklama, więc zanim ufundujesz voucher albo sprzęt, ustal na piśmie, co dokładnie dostajesz w zamian.

Tekst jest dla właścicieli lokalnych firm, którzy dostali prośbę o nagrodę do konkursu albo sami rozważają taką formę promocji: hoteli, restauracji, salonów, siłowni, sklepów. Piszemy z perspektywy organizatora, który sprzedaje sponsorom miejsce przy nagrodach w konkursie Miss w kilkudziesięciu miastach, więc znamy obie strony tej rozmowy. Tam, gdzie wchodzą podatki, podajemy przepisy, ale szczegóły rozliczenia zawsze potwierdź z księgową.

Co dostaje sponsor nagród w konkursie?

Sponsor nagród dostaje tyle, ile zapisze w umowie, a bez umowy zwykle tylko podziękowanie ze sceny. Przy dobrze ułożonej współpracy w pakiecie są: nazwa firmy przy nagrodzie w regulaminie i na stronie konkursu, logo w materiałach, wzmianka przy wręczeniu, zdjęcia z wręczenia do własnych kanałów i link do strony firmy. Najwięcej wartości daje to ostatnie, bo link działa przez całą edycję, a gala trwa jeden wieczór.

Warto odróżnić dwie sytuacje. W pierwszej firma daje nagrodę i liczy, że organizator ją jakoś pokaże. W drugiej kupuje pakiet sponsorski, a nagroda jest jednym z jego świadczeń. Druga opcja kosztuje więcej, ale tylko w niej wiesz z góry, gdzie i jak długo będzie widać Twoją markę. Jak powinien wyglądać taki pakiet, rozpisaliśmy w tekście o tym, co zawiera pakiet sponsorski.

Ile kosztuje zostanie sponsorem nagród?

Koszt składa się z wartości nagrody i ewentualnej opłaty za widoczność, przy czym druga pozycja często przewyższa pierwszą. Voucher na kolację za 300 zł albo weekend w hotelu za 1 500 zł to koszt samej nagrody. Jeżeli organizator ma jawny pakiet sponsorski, dochodzi do tego jego cena. Wejściowe pakiety partnera w opublikowanych cennikach polskich wydarzeń kosztują od 5 000 do 8 000 zł netto, co zestawiliśmy w tekście o tym, ile kosztuje sponsoring wydarzenia.

W konkursie Miss Polek sponsor nagrody w danym mieście kupuje patronat tego miasta. Cena zależy od liczby mieszkańców: 4 000 zł za rok w miastach poniżej 100 tys., 6 000 zł od 100 do 200 tys., 8 000 zł od 200 do 500 tys. i 12 000 zł w metropoliach, albo odpowiednio 400, 600, 800 i 1 200 zł miesięcznie. Nagroda dla Miss miasta może zastąpić część tej kwoty albo być dodatkiem do niej, a zakres ustalamy mailowo po zakupie na stronie patronatu nad miastem.

Jaką nagrodę ufundować, żeby była widoczna?

Najlepiej działa nagroda, którą laureatka przeżywa u Ciebie i pokazuje na zdjęciach, a najsłabiej gotówka i bony do sieciówek. Pieniądze znikają na koncie i nikt nie pamięta, kto je dał. Weekend w hotelu, kolacja w restauracji, seria zabiegów w salonie czy karnet na siłownię sprowadzają laureatkę do Twojej firmy, często kilka razy, a za każdym razem powstaje zdjęcie z Twoim wnętrzem w tle.

Drugie kryterium to dopasowanie do publiczności konkursu. W konkursie Miss startują kobiety od 14 do 25 lat, a głosują ich rodziny i znajomi z tego samego miasta. Nagroda, która przyda się nastolatce, wymaga innego pomysłu niż nagroda dla dwudziestolatki: pobyt w hotelu powinien być wtedy rodzinny, a nie dla samej laureatki. Z tego samego powodu w nagrodach i materiałach sponsora nie pokazujemy alkoholu. Przykłady dla konkretnych branż są na stronach o reklamie hotelu i reklamie restauracji.

Czy nagroda rzeczowa od sponsora podlega VAT?

Tak, jeśli firma odliczyła VAT przy zakupie towaru, bo przekazanie go za darmo jest wtedy traktowane jak dostawa towarów (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT). Podstawą jest cena nabycia netto, a obowiązek podatkowy powstaje w dniu wydania nagrody. Wyjątek dotyczy prezentów o małej wartości (art. 7 ust. 3): do 100 zł netto rocznie na jedną osobę, jeśli prowadzisz ewidencję obdarowanych, albo do 20 zł netto za sztukę bez ewidencji. Nagroda w konkursie Miss zwykle jest droższa, więc ten wyjątek jej nie obejmie.

Przy usługach reguła jest inna. Nieodpłatne świadczenie usług rodzi VAT tylko wtedy, gdy służy celom innym niż działalność firmy (art. 8 ust. 2), dlatego o rozliczeniu decyduje to, czy nagroda jest elementem promocji, czy świadczeniem w barterze za pakiet. W barterze obie strony wystawiają faktury na wartość swoich świadczeń, co opisaliśmy w tekście o tym, jak wygląda umowa barterowa. Pieniądze nie są towarem, więc nagroda pieniężna VAT nie rodzi w ogóle.

Kto płaci podatek od nagrody ufundowanej przez sponsora?

Podatek od nagrody w konkursie wynosi 10 procent jej wartości (art. 30 ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT) i pobiera go płatnik, czyli podmiot, który wydaje nagrodę laureatce. Jeżeli sponsor przekazuje nagrodę organizatorowi, a ten wręcza ją w swoim imieniu, płatnikiem jest zwykle organizator. Jeżeli sponsor sam wręcza nagrodę jako swoją, obowiązek może spaść na niego. Dlatego umowa sponsorska powinna jednym zdaniem wskazać, kto wydaje nagrodę i kto rozlicza podatek.

Przy nagrodzie rzeczowej płatnik nie potrąci 10 procent z weekendu w hotelu, więc laureatka musiałaby wpłacić podatek z własnej kieszeni. Rozsądna praktyka to dołożenie do nagrody rzeczowej części pieniężnej, która pokrywa podatek. Zwolnienie do 2 000 zł (art. 21 ust. 1 pkt 68) obejmuje tylko konkursy spełniające warunki ustawy, więc nie zakładaj go z góry. Jak to wygląda od strony laureatki, wyjaśniamy w tekście o podatku od nagrody w konkursie Miss.

Czy sponsor nagród może wybrać, kto wygra?

Nie, i nie powinien tego chcieć, bo konkurs, w którym sponsor wskazuje zwycięzcę, traci wiarygodność, a razem z nią wartość reklamową. W konkursie Miss Polek tytuł Miss miasta przyznaje jury, a jedno miejsce w kolejnym etapie dostaje kandydatka z najlepszym wynikiem głosowania publiczności. Sponsor funduje nagrodę dla zwyciężczyni, niezależnie od tego, kim ona będzie, i nie może kupić głosów dla żadnej kandydatki.

Wyjątkiem bywa nagroda specjalna sponsora, przyznawana przez niego samego według opisanego wcześniej kryterium, na przykład „nagroda publiczności” albo „nagroda za najlepsze zdjęcie”. Taka nagroda musi być opisana w regulaminie przed startem, a nie dopisana po gali. Jeżeli organizator proponuje Ci wpływ na wynik głównej kategorii w zamian za wyższą kwotę, to sygnał ostrzegawczy.

Jak zostać sponsorem nagród w konkursie Miss?

W Miss Polek sponsor nagród kupuje patronat jednego miasta online, a nagrodę dla Miss miasta ustala mailowo po zakupie. Na stronie patronatu wybierasz miasto z listy wolnych, okres rozliczenia i od razu widzisz cenę. Wpisujesz nazwę firmy i adres strony, na którą ma prowadzić link, płacisz kartą z NIP do faktury albo zamawiasz przez formularz na stronie dla partnerów i płacisz przelewem.

Po opłaceniu Twoja firma dostaje blok patrona na stronie Miss miasta, obok galerii kandydatek i rankingu głosowania, a panel pokazuje wyświetlenia bloku i kliknięcia w link. Jeden patron na miasto oznacza wyłączność: konkurencja z tej samej ulicy nie kupi tego miejsca. Zanim wydasz pieniądze na widoczność, sprawdź, dokąd ten link będzie prowadził. Jeśli firma nie ma jeszcze porządnej strony internetowej dla firmy z ofertą i danymi kontaktowymi, klient z konkursu nie będzie miał gdzie trafić. Pełne zestawienie pakietów jest na stronie sponsoringu konkursu Miss.